Die ePA für alle

Die Einführung der ePA für alle startet für alle gesetzlich Versicherten, die nicht widersprochen haben, am 15. Januar 2025 in einem gestuften Verfahren. Ab Zurverfügungstellung der ePA durch ihre jeweilige Krankenkasse können Versicherte Dokumente in ihre ePA einstellen bzw. über die Krankenkassen einstellen lassen und die sogenannten Abrechnungsdaten einsehen.

Ebenfalls ab dem 15. Januar 2025 starten die teilnehmenden Ärztinnen und Ärzte sowie weitere Leistungserbringer in den Modellregionen Hamburg, Franken und Umland sowie NRW mit der Nutzung der ePA. Während dieser kontrollierten Einführungsphase werden die Systeme sorgfältig auf zuverlässige Nutzbarkeit geprüft. Nach dem erfolgreichen Abschluss der Einführungsphase in den Modellregionen kommt die ePA dann bundesweit bei den Leistungserbringern zum Einsatz. Dies wird frühestens nach etwa vier Wochen der Fall sein.

Die Nutzung der ePA in den Modellregionen dient als kontrollierte Einführungsphase. So wird geprüft, ob alle Systeme zuverlässig und performant nutzbar sind, sodass im Versorgungsalltag der verlässliche Betrieb und die Benutzbarkeit der ePA für alle sichergestellt ist.

Die ePA wird jedem gesetzlich Versicherten, der nicht widersprochen hat, zur Verfügung gestellt. Man kann der ePA für alle aber jederzeit widersprechen. Ob er oder sie die ePA nutzen möchten oder nicht, ist die Entscheidung der bzw. des Versicherten. Um die ePA auch selbst einsehen zu können, müssen sich Versicherte die entsprechende App ihrer Krankenkasse herunterladen und den ePA-Zugang darin einrichten.

Ab Anfang des Jahres 2025 wird die ePA für alle gesetzlich Versicherten eingerichtet, wenn sie dem nicht widersprochen haben. Alle bis zu diesem Zeitpunkt bereits vorhandenen elektronischen Patientenakten können weiterhin genutzt werden.

Ja, Kinder und Jugendliche bekommen ab dem Zeitpunkt eine ePA, zu dem sie gesetzlich krankenversichert sind. Bis zur Vollendung des 15. Lebensjahres entscheiden die Eltern bzw. die Sorgeberechtigten, ob die Kinder und Jugendlichen eine ePA haben sollen. Mit Vollendung des 15. Lebensjahres können Kinder und Jugendliche dies selbst tun.

Die privaten Krankenversicherungen können ihren Versicherten ebenfalls eine ePA anbieten. Viele Versicherer bereiten dies gerade vor.

Die Krankenkassen sind verpflichtet, ihre Versicherten über die Funktionsweise der ePA, über die mit ihr speicherbaren Informationen sowie über die Rechte und Ansprüche, die die Versicherten im Zusammenhang mit der Nutzung der ePA haben, ausführlich und umfassend zu informieren.

Ärztinnen und Ärzte sind verpflichtet, ihre Patientinnen und Patienten über die Daten, die sie im Rahmen ihrer Befüllungspflichten in der ePA für alle speichern, zu informieren. Die Patientinnen und Patienten können der Übermittlung und Speicherung der Daten widersprechen.

Eine besondere Hinweispflicht gegenüber den Patientinnen und Patienten auf das Widerspruchsrecht gilt vor der Speicherung von potenziell diskriminierenden oder stigmatisierenden Daten, wie beispielsweise zu sexuell übertragbaren Infektionen, psychischen Erkrankungen und Schwangerschaftsabbrüchen.

Darüber hinaus haben Ärztinnen und Ärzte ihre Patientinnen und Patienten auch auf den Anspruch auf eine Befüllung mit weitergehenden Daten hinzuweisen.

Versicherte, die bereits eine ePA haben, können sie einfach fortführen. Wenn Sie Ihre bisherigen Daten behalten möchten, muss die Übertragung der Daten aus der bisherigen in die neue ePA für alle aber aktiv über die ePA-App gestartet werden.

Je besser Ärztinnen und Ärzte und andere Leistungserbringer die Krankengeschichte ihrer Patientinnen und Patienten kennen, desto besser können diese die für ihre Patientinnen und Patienten geeignete Behandlung wählen. Oftmals liegen wichtige Befund- oder Behandlungsberichte aus vorhergehenden Behandlungen der Patientinnen und Patienten oder auch Informationen zur aktuellen Medikation nicht zeitgerecht und vollständig vor. Die ePA setzt genau da an: Sie vernetzt Versicherte mit Ärztinnen und Ärzten, Apotheken und Krankenhäusern. Viele bisher analog ablaufenden Arbeitsschritte werden durch die ePA digitalisiert und vereinfacht. Statt einer Blatt-Sammlung zu Hause oder einzelnen Befunden in den Softwaresystemen verschiedener Praxen stehen Ärztinnen und Ärzten sowie Versicherten die relevanten Informationen und Dokumente sicher und auf einen Blick zur Verfügung. So können unnötige, belastende Mehrfachuntersuchungen oder auch unerwünschte Arzneimittelwechselwirkungen vermieden werden – und es bleibt mehr Zeit für die Behandlung der Patientinnen und Patienten.

Die ePA für alle wird den Versorgungsalltag für Versicherte und Leistungserbringer vereinfachen und verbessern. Wichtig dafür sind die sogenannten Anwendungsfälle der ePA für alle, die verpflichtend von den behandelnden Ärztinnen und Ärzten zu befüllen sind und schrittweise eingeführt werden. Der erste Anwendungsfall der ePA ist der digital gestützte Medikationsprozess (dgMP). Mit dem dgMP erhalten Versicherte von Beginn an eine vollständige, weitestgehend automatisiert erstellte, digitale Medikationsübersicht in ihrer ePA. Ärztinnen und Ärzte können so besser nachvollziehen, welche Medikamente eingenommen werden. Das erhöht die Patientensicherheit.

Darüber hinaus sind Ärztinnen und Ärzte verpflichtet, mit Einführung der ePA für alle auch Befundberichte aus medizinischen Untersuchungen, Behandlungen und Maßnahmen sowie Arztbriefe und Krankenhaus-Entlassbriefe, die ihnen im Rahmen der aktuellen Behandlung ihrer Patientinnen und Patienten vorliegen, in der ePA zu speichern. Damit wird gleich zum Start der ePA für alle ein größtmöglicher Versorgungsnutzen erreicht.

Weitere Anwendungsfälle, wie beispielsweise die elektronische Patientenkurzakte, werden in späteren Ausbaustufen der ePA eingeführt werden.

Versicherte können über die ePA-App ihrer Krankenkasse auf ihre ePA zugreifen und ihre Daten verwalten. Es ist auch möglich, einer Stellvertreterin oder einem Stellvertreter (z. B. nahen Angehörigen) den Zugriff auf die ePA zu ermöglichen.

Die ePA bietet Zugang zu sensiblen Gesundheitsdaten. Dementsprechend sicher muss der Zugang gestaltet werden. Versicherte müssen sich bei erstmaliger Anmeldung in der ePA-App ihrer Krankenkasse entweder mit ihrem elektronischen Personalausweis und PIN oder ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und der dazugehörigen PIN authentifizieren. Für nachfolgende Logins können Versicherte aktiv entscheiden, welche Identifizierung sie nutzen (z. B. Gesichtserkennung). Je nach genutztem Smartphone kann es dabei Unterschiede geben.

Die PIN für ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) erhalten Versicherte nach Beantragung von ihrer Krankenkasse. Sie können dies in einer Filiale der Krankenkasse tun oder den Weg des Post-Ident wählen. Damit die Zustellung nur an die richtige Person erfolgt, müssen Versicherte dafür mit einem Personalausweis oder Reisepass ihre Identität nachweisen.

Versicherte erhalten ihre digitale Identität (GesundheitsID) von ihrer Krankenkasse. Krankenkassen stellen ihren Versicherten seit dem 1. Januar 2024 auf Wunsch ergänzend zur elektronischen Gesundheitskarte (eGK) eine GesundheitsID zur Verfügung. Die Krankenkassen informieren ihre Versicherten, wie sie diese erhalten und nutzen können. Nach Beantragung der digitalen Identität, müssen sich Versicherte authentifizieren. Dazu können sie entweder den Personalausweis und PIN oder die eGK und PIN nutzen.

Ja. Auch ohne App können Versicherte eine ePA für alle haben, sodass im Fall einer Behandlung die betreffenden Ärztinnen und Ärzte, das Krankenhaus oder die Apotheke sowohl Daten in die ePA einstellen als auch vorhandene Daten einsehen können.

Darüber hinaus können Versicherte auch eine Vertreterin bzw. einen Vertreter, zum Beispiel ein Familienmitglied, berechtigen, die ePA in ihrem Auftrag über die App einzusehen und zu verwalten. Die Nutzung der ePA wird für Versicherte zukünftig auch über ein stationäres Gerät (Desktop-PC) möglich sein.

Ab dem 15. Januar 2025 sind Ärztinnen und Ärzte dazu verpflichtet, wichtige medizinische Dokumente aus der Behandlung, wie z.B. Arztbriefe und Befundberichte in die ePA einzustellen. Zudem wird zum Start der ePA auch die Medikationsliste bereitstehen, die sich basierend auf den Informationen des E-Rezepts automatisch befüllt. Ab dem ersten verordneten Arzneimittel steht so eine aktuelle Übersicht über die verordneten und ausgegebenen Medikamente zur Verfügung.

Außerdem können Versicherte ihre Krankenkasse auffordern, in Papierform vorliegende medizinische Informationen digitalisiert in die ePA zu übertragen.

Die Medikationsliste wird ab Start der ePA für alle in 2025 verfügbar sein. Sie wird alle verschriebenen und eingelösten E-Rezepte erfassen. Weder medizinisches Fachpersonal noch die Versicherten müssen dafür aktiv werden.

Die Medikationsliste bietet allen Leistungserbringern sowie den Patientinnen und Patienten einen Überblick über die Arzneimittel, die eine Patientin oder ein Patient einnimmt. So können zum Beispiel Wechselwirkungen vermieden werden.

Ab Sommer 2025 wird der elektronische Medikationsplan als Teil des digital gestützten Medikationsprozesses (dgMP) in der ePA verfügbar sein.

Weitere strukturierte medizinische Inhalte wie beispielsweise der Laborbefund und auch die elektronische Patientenkurzakte werden künftig die Anwendungsfälle der ePA ergänzen.

Die Ergänzung von nicht-verschreibungspflichtigen Medikamenten oder Nahrungsergänzungsmitteln in der ePA durch die Versicherten wird Teil des erweiterten digitalen Medikationsprozesses (dgMP) ab Sommer 2025 sein.

Die Medikationsliste wird zum Start der ePA für alle ab 2025 verfügbar sein. Dort werden alle verschriebenen und eingelösten E-Rezepte erfasst, sodass Patientinnen und Patienten sowie das medizinische Personal einen Überblick über die Medikation der Versicherten haben.

Der elektronische Medikationsplan kommt dann im Sommer 2025 hinzu. Dann wird es möglich sein, noch zusätzliche Informationen hinzuzufügen, zum Beispiel Einnahmehinweise oder Dosierungen. Mit dem Medikationsplan kann dann die medikamentöse Behandlung der Patientinnen und Patienten (langfristiger) geplant werden.

Ja. Bei besonders sensiblen Daten und Dokumenten werden die Versicherten noch einmal gesondert auf ihre Widerspruchsmöglichkeit hingewiesen. Sie können der Befüllung der ePA mit diesen Daten widersprechen.

In den medizinischen Einrichtungen soll das medizinische Personal die Daten der aktuellen Behandlung in die ePA einstellen. Das können die Ärztinnen und Ärzte selbst tun oder diese Aufgabe den medizinischen Fachangestellten oder dem pflegerischen Personal übertragen.

Zudem können Patientinnen und Patienten auch selbst Dokumente in ihre ePA einstellen. Diese sind dann entsprechend gekennzeichnet.

Damit Versicherte auch selbstständig, außerhalb einer Arztpraxis, einer Apotheke oder einem Krankenhaus auf ihre ePA zugreifen und diese verwalten können, bieten Krankenkassen ihren Versicherten eine ePA-App an. Mit dieser ePA-App können Versicherte ihre ePA mit Dokumenten, Arztbriefen, Befunden etc. befüllen – Papierdokumente können gescannt oder abfotografiert werden und dann in der ePA gespeichert werden. Mit dem Digital-Gesetz, das am 26. März 2024 in Kraft getreten ist, wurde zudem geregelt, dass Versicherte auf Antrag nicht digitalisierte Befunde aus vorangegangenen Behandlungen über ihre Krankenkasse digitalisieren und in der ePA speichern lassen können. Außerdem wird es Krankenkassen ermöglicht, Schnittstellen ihrer ePAs zu Wearables zu erstellen, so dass Versicherte auch deren Daten in die ePA laden können.

Selbstverständlich wird die ePA künftig auch durch die behandelnden Ärztinnen und Ärzte befüllt werden. Dabei sind bestimmte Daten von Ärztinnen und Ärzten künftig verpflichtend in der ePA für alle zu speichern, wenn diese in der aktuellen Behandlung erhoben wurden. Hierzu gehören Befundberichte, Arztbriefe oder auch Berichte im Anschluss einer Krankenhausbehandlung (Krankenhausentlassbrief) sowie Daten für den digital gestützten Medikationsprozess.

Nein, in die ePA können keine willkürlichen Dateiformate geladen werden. Sondern ausschließlich Dokumente im PDF-Format und Bilder. Bilder und PDFs werden automatisch durch die ePA in das sichere PDF/A-Format konvertiert werden. 

Nein, Dokumente werden nicht automatisch in die ePA geladen. Lediglich die E-Rezept-Daten für die Medikationsliste und die sogenannten Abrechnungsdaten der Krankenkassen werden automatisch eingetragen. Während der Behandlung muss die Ärztin bzw. der Arzt z. B. darüber informieren, dass ein Dokument eingestellt werden soll. Die Patientinnen und Patienten können dem widersprechen.

Patientinnen und Patienten können auch einzelnen Anwendungen widersprechen oder bestimmten Einrichtungen den Zugriff auf die ePA verwehren. Dem Hochladen von Dokumenten in ihre ePA können sie jederzeit situativ widersprechen. Dafür reicht ein mündlicher Hinweis im Arztgespräch. Das behandelnde medizinische Personal darf dann z. B. den entsprechenden Befund nicht einstellen.

Wenn es sich um sensible Daten handelt, müssen Patientinnen und Patienten auf ihr situatives Widerspruchsrecht ausdrücklich hingewiesen werden.

Versicherte können dem Medikationsplan selbst widersprechen, dann haben sie keinen Medikationsplan. Daneben können die Versicherten den Zugriff einzelner Leistungserbringer auf den Medikationsplan oder dem Zugriff auf die ePA insgesamt widersprechen. In diesen Fällen kann die Ärztin bzw. der Arzt nichts in den vorhandenen Medikationsplan eintragen. 

Werden Daten aus der ePA gelöscht, ist dies endgültig. Neben der Löschung durch die Versicherten selbst über die ePA-App kann auch medizinisches Personal zum Löschen von Daten beauftragt werden, sofern sie insoweit zugriffsberechtigt sind.

Nein. Die ePA ist als eine lebenslange Akte konzipiert. Dokumente werden nicht automatisch gelöscht. Versicherte, bzw. das von ihnen berechtigte medizinische Personal, haben aber die Möglichkeit, Inhalte aus der ePA zu löschen.

Nein. Die ePA ist als lebenslange Akte konzipiert und hat daher keine Größenbeschränkung.

Nein. Nur Patientinnen und Patienten sowie das von ihnen berechtigte medizinische Personal haben Zugriff auf die Daten. Selbst Krankenkassen und ihre Ombudsstellen können die Daten in der ePA nicht einsehen.

Der Kreis der Zugriffsberechtigten ist gesetzlich geregelt. Zugriff auf die ePA für alle besteht nur in Fällen, in denen die Versicherten der ePA nicht widersprochen haben, und setzt einen nachgewiesenen Behandlungs- bzw. Versorgungskontext voraus. So erteilen die Versicherten in der Arztpraxis ihrer behandelnden Ärztin oder ihrem behandelnden Arzt die Berechtigung zum Zugriff auf die ePA für 90 Tage, indem sie die elektronische Gesundheitskarte (eGK) stecken. Darüber hinaus können Versicherte über die ePA-App entscheiden, wer auf welche Daten in der ePA zugreifen darf. Auch die Dauer des Zugriffs der einzelnen Zugriffsberechtigten kann über die ePA-App modifiziert werden. Weiterhin können Versicherte über ihre App bestimmte Dokumente, beispielsweise bestimmte Befundberichte oder Arztbriefe, so einstellen, dass diese nur von ihnen selbst eingesehen werden können. Versicherte, die die App nicht selbst bedienen möchten oder können, dürfen eine Vertretungsperson einsetzen, z. B. einen Angehörigen. Alternativ kann auch über die Ombudsstelle der Krankenkasse der Versicherten der Zugriff für einzelne Zugriffsberechtigte geregelt werden. Weder die Ombudsstellen noch die Krankenkassen haben Zugriff auf die Daten in der ePA.

Ärztinnen und Ärzte haben im Behandlungskontext Zugriff auf die ePA für alle. Der Zugriff ist standardmäßig auf 90 Tage festgelegt. So werden auch längere Behandlungen abgedeckt. Über die ePA-App können Versicherte den Zugriff auch früher beenden oder den Zeitraum des Zugriffs verlängern. Es ist auch möglich einen bestimmten Zeitraum festzulegen, der über 90 Tage hinausgeht. Das bietet sich beispielsweise bei der eigenen Hausarztpraxis an.

Apothekerinnen und Apotheker haben nach dem Stecken der eGK der oder des Versicherten standardmäßig drei Tage lang Zugriff auf die Daten in der ePA. Auch hier gelten die Möglichkeiten zum Ausschluss, zur Verkürzung oder zur Verlängerung.

Ja. Versicherte können Zugriffe sowohl zeitlich als auch inhaltlich begrenzen.

Über die ePA-App haben Versicherte die Möglichkeit, einzelne Ärztinnen oder Ärzte vom Zugriff auf die ePA auszunehmen. Der Zugriff kann auch inhaltlich weiter beschränkt werden, beispielsweise auf die sogenannten Anwendungsfälle der ePA. Gleichzeitig ist es möglich, die voreingestellte Zugriffszeit von 90 Tagen zu verlängern oder zu verkürzen.

Auch ohne die ePA-App ist es möglich, den Zugriff auf die ePA zu verweigern. Hierfür können Versicherte sich künftig an die Ombudsstellen der Krankenkassen wenden. Weder die Ombudsstellen noch die Krankenkassen haben Zugriff auf die Daten in der ePA.

Ja, jeder Zugriff auf die ePA wird mit Datum- und Zeitstempel protokolliert und ist für jede Patienten und jeden Patienten einsehbar. Über das Protokoll kann nachvollzogen werden, welche Einrichtung wann auf welche Dokumente zugegriffen hat oder neue Dokumente abgelegt hat. Über die ePA-App sind diese Daten einsehbar und können auch heruntergeladen werden. Alternativ können Versicherte die Protokolldaten auch über die Ombudsstellen der Krankenkassen erhalten.

Nein, die ePA bleibt freiwillig; Ihrer Anlage und späteren Nutzung kann jederzeit widersprochen werden (Opt-out).

Versicherte können bei ihrer Krankenkasse schon vor der Zurverfügungstellung der ePA widersprechen. Die Krankenkassen haben hierzu ein bürgerfreundliches Verfahren aufgesetzt. Nach Anlage der ePA können die Versicherten über die ePA-App oder gegenüber ihrer Krankenkasse der ePA weiterhin jederzeit widersprechen.

Die Krankenkassen sind verpflichtet, für alle gesetzlich Versicherten eine ePA anzulegen, sofern die Versicherten nicht widersprochen haben. Über die Möglichkeiten des Widerspruchs informieren die Krankenkassen ihre Versicherten. Die Krankenkassen bieten hierfür einfache und barrierefreie Verfahren an, durch die Versicherte widersprechen können. Ein Widerspruch ist auch nach Bereitstellung der ePA möglich und führt dann zu deren Löschung.

Alle gesetzlich Versicherten haben einen Anspruch auf eine ePA. Das gilt auch für Kinder und Jugendliche. Einen möglichen Widerspruch erklärt in diesem Fall der gesetzliche Vertreter, also in der Regel die Eltern. Ab Vollendung des 15. Lebensjahrs können Jugendliche ihre Widerspruchsrechte auch selber ausüben.

Ja. Eine sichere Nutzung von Gesundheitsdaten ist die Grundvoraussetzung für die Nutzung der ePA. Die Umsetzung der ePA für alle erfolgt datenschutzkonform. Die Daten werden auf sicheren Servern innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) gespeichert und in der ePA verschlüsselt abgelegt. Die Kommunikation zwischen den Komponenten der ePA ist Ende-zu-Ende verschlüsselt. Niemand außer der oder dem Versicherten oder seiner Vertreterin bzw. seinem Vertreter und denjenigen, die zugriffsberechtigt sind, können die Inhalte lesen. Die Krankenkasse darf und kann beispielsweise nicht auf die Inhalte zugreifen.

Die Server, auf denen die Daten der elektronischen Patientenakten der Versicherten gespeichert werden, stehen in Rechenzentren in Deutschland. Die umfangreich sicherheitsgeprüften Rechenzentren werden im Auftrag der Krankenkassen durch zwei Anbieter betrieben.

Nein, die ePA hat keinen eigenen Virenscanner. Sie ist dadurch vor Viren geschützt, dass nur bestimmte Dateiformate in die ePA geladen werden können. Dabei handelt es sich um Dateiformate, die keine Viren übertragen können. Alle anderen Dateiformate sind mit der ePA nicht kompatibel.

Die Gesundheitsdaten in der ePA für alle haben ein enormes Potenzial für die Verbesserung der Versorgung. Deshalb können die Daten aus der ePA für alle für Zwecke, die im Interesse der Gesellschaft sind (öffentliches Interesse), genutzt werden. Das umfasst zum Beispiel Forschung, Verbesserung der Versorgungsqualität und -sicherheit, aber auch statistische Zwecke der Gesundheitsberichterstattung. Die Daten werden dafür mit der nächsten Ausbaustufe der ePA ab Sommer 2025 pseudonymisiert (das heißt ohne direkt personenbeziehbare Angaben wie Name und Adresse) an das Forschungsdatenzentrum (FDZ) Gesundheit im Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) weitergeleitet. Bürgerinnen und Bürger, die die Daten nicht bereitstellen wollen, können dem widersprechen – in der ePA-App oder über die Ombudsstellen der Krankenkassen.

Wer die Daten für die erlaubten Zwecke nutzen will, muss einen Antrag beim FDZ Gesundheit stellen. Das FDZ Gesundheit prüft die Anträge und entscheidet, ob die Daten bereitgestellt werden. Die Entscheidung darüber erfolgt anhand gesetzlich festgelegter Kriterien. Die personenbezogenen Daten verlassen dabei nie die sichere Umgebung des FDZ Gesundheit. Es werden an die Nutzenden nur aggregierte, anonymisierte Daten herausgegeben. Die hohen IT-Sicherheits- und Datenschutzstandards des FDZ Gesundheit zur Sicherung der Daten sind mit dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) abgestimmt.

Die Möglichkeit zur Nutzung der Daten aus der ePA zu Forschungszwecken wird erstmals ab Juli 2025 bestehen.

Ja. Versicherte können der Übermittlung und Nutzung der Daten aus ihrer ePA für die Forschung jederzeit widersprechen. Die ePA kann dann weiterhin unverändert genutzt werden.