Aktenplan

Aufgabe der Registraturen ist, ein sachgerechtes und wirtschaftliches Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut sicherzustellen. Dabei werden als Schriftgut sämtliche bei der Erfüllung von Aufgaben des Bundes erstellten oder empfangenen Dokumente qualifiziert, unabhängig von der Art des Informationsträgers und der Form der Aufzeichnung.

Das zu verwaltende Schriftgut ist mit einem Geschäftszeichen zu versehen, bestehend aus dem Kurzzeichen der zuständigen Organisationseinheit, dem Aktenzeichen und ggf. einem Vorgangs- und Dokumentenkennzeichen.

Das Aktenzeichen wird dem Aktenplan entnommen. Der Aktenplan umfasst die gesamten Aufgaben des Ministeriums. Er gliedert den Aufgabenstoff unter Berücksichtigung des Schriftgutanfalls in ausreichender Tiefe und Breite. Die Gliederungsstufen sind grundsätzlich die Hauptgruppe als oberste Stufe, die Obergruppen, Gruppen und Untergruppen sowie Betreffseinheiten als unterste Stufe. Hierbei werden numerische Kennzeichnungen nach dem Dezimalsystem verwendet.

Weitere Hinweise zum Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut auch für den Bearbeiter / die Bearbeiterin sind der "Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und Dokumenten) in Bundesministerien" (RegR) zu entnehmen. Die Richtlinie wurde durch Beschluss des Bundeskabinetts vom 11. Juli 2001 verabschiedet.